GDPR och abonnemang

(GDPR=Avtal för hantering av personuppgifter)

Policy- GDPR AUGUSTI-18
Kunder
Innehåll
1 Policy och Medgivande.
1.1 Syfte
1.2 Bakgrund
1.3 Riktlinjer
1.3.1 Vilka personuppgifter behandlar vi?
1.3.2 Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
1.3.3 Vilken information ger vi till dig?
1.3.4 Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
1.3.5 När lämnar vi ut dina personuppgifter?
2 Ansvar


1.1
Vi värnar om din integritet. Du ska kunna känna dig trygg när du anförtror oss dina personuppgifter.
Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förtydligar hur vi jobbar för att ta tillvara dina rättigheter och din integritet.
Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem och under vilka förutsättningar samt hur du kan ta tillvara dina rättigheter.
1.2 Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att fullfölja våra förpliktelser mot dig. Vår utgångspunkt är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamål, och vi strävar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga uppgifterna.
Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller marknadsföring, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser.
Du har rätt att motsätta dig att vi använder personuppgifter för direktmarknadsföring. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan motsätta dig det.

1.3 Riktlinjer
1.3.1 Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar endast personuppgifter när vi har laglig grund. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och lag. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:
Namn
Adress
E-postadress
Telefonnummer
Användarnamn
Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger
Innehåll som du själv publicerar, s.k. användargenererat innehåll

1.3.2 Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
I första hand lägger kunden in sina personuppgifter själv i annat fall gäller följande:
Vi försöker i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandlar dina personuppgifter. Du samtycker till behandling genom att acceptera våra allmänna villkor. När du samtycker till våra allmänna villkor samtycker du också till att vi behandlar dina personuppgifter.
Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya, under förutsättning att det inte behövs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Tänk på att återkallelse av samtycke kan innebära att vi inte kan fullgöra de skyldigheter vi har i förhållande till dig.
Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:
Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
Uppgifter som vi får från offentliga register
Uppgifter som vi får när du anlitar en av våra medarbetare
Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss

1.3.3 Vilken information ger vi till dig?
I första hand lägger kunden in sina personuppgifter själv i annat fall gäller följande:
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan ta tillvara dessa. Du kommer också att bli informerad om vem som är ansvarig för personuppgiftsbehandlingen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter och/eller rättigheter.

1.3.4 Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Vi utarbetar rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast arbetstagare och andra personer inom organisationen som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.
I fråga om känsliga personuppgifter har vi inrättat särskilda behörighetskontroller, vilket innebär ett högre skydd för dina personuppgifter.
Våra säkerhetssystem är utvecklade med din integritet i fokus och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra förändringar som kan innebära en risk för din integritet.
Vi har flera policyer för IT-säkerhet för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert.
Vi överför inte personuppgifter i andra fall än de som uttryckligen anges i denna policy.

1.3.5 När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Vår utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla våra förpliktelser enligt avtal eller lag. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part upprättar vi sekretessavtal samt säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.

2 Ansvar
Smartoff AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.
Jag ger härmed mitt medgivande till att ovanstående personuppgifter får sparas och hanteras.


Abonnemanget Godkänna abonnemanget
Om du tycker att provkontot fungerar bra, godkänner enkelt abonnemanget genom att markera rutan Jag har läst och godkänner abonnemanget under inställningar-företagsinställningar i inloggat läge

Omfattning och användande av abonnemanget
Abonnemanget ger användaren rätt att använda produktionssystemet Smartoff och valda tilläggsmoduler. I programmet visas abonnemangstyp och valda tilläggsmoduler.

Rätten att använda abonnemanget innehas av den juridiska enhet som tecknat abonnemanget och abonnemanget får inte användas av andra eller för databearbetning åt andra.

I händelse av missbruk sägs avtalet upp utan förvarning.


Uppsägning av abonnemanget
Abonnemanget kan sägas upp i Smartoff under Inställningar, innan nästa avtalsperiodsstart. Provkonto avslutas automatiskt om ej verifiering gjorts.

Avtalet går inte att annullera för den abonnemangsperiod som redan har godkänts.

Om abonnemanget inte sägs upp anses abonnemanget bli förlängt med ytterligare ett kvartal.


Kundens data
Kunden äger och kan använda systemdata efter eget gottfinnande.

Vid abonnemangets avslutande har kunden rätt att exportera alla index, data med mera med hjälp av systemets exportfunktion.

Kundens data raderas 90 dagar efter abonnemangets upphörande och Smartoff har ingen skyldighet att lagra data efter denna periods utgång.

Driftsstabilitet
Smartoff strävar efter högsta möjliga driftsstabilitet, men ansvarar inte för eventuella avbrott på grund av faktorer som ligger utanför företagets kontroll.

Sådana avbrott innefattar strömavbrott, fel i modemutrustning, ADSL-anslutningar, telekomanslutningar och liknande. I alla händelser har Smartoff som mål att återgå till normal drift så snart som möjligt.

Förebyggande underhåll
För att kunna tillhandahålla bästa möjliga service behöver Smartoff regelbundet utveckla/byta ut teknisk utrustning och uppdatera programvara osv.

I samband med detta kan det bli nödvändigt att stänga av systemåtkomsten. Ett meddelande skickas ut i förväg och åtkomsten kommer vanligen att stängas av från 21.00 till 06.00.

Smartoff ansvarar inte för sådan avstängning, förutsatt att meddelande skickats ut i förväg.

Ändringar
Smartoff har rätt att rutinmässigt uppdatera och förbättra applikationen.

Prishöjningar
Smartoff garanterar att inga prishöjningar sker för befintliga moduler när ett abonnemang tecknats, förutom de som erfordras på grund av prisindexuppräkningar.

Rättigheter
Applikationen är upphovsrättsligt skyddad och ägs i sin helhet av det Smartoff.

Individuellt anpassad programvara tillhör också Smartoff såvida inte annat anges i ett skriftligt avtal.

Smartoff kan när som helst överlåta sina rättigheter och förpliktelser enligt detta avtal till något av Smartoff koncernföretag, dotterbolag eller affärsenheter eller något av dess närstående företag eller divisioner.

Rättigheterna och förpliktelserna enligt detta avtal får inte överlåtas till tredje part utan motpartens skriftliga samtycke.


Skyldigheter för Smartoff
I enlighet med de allmänna reglerna i svensk lagstiftning har Smartoff ansvar för varje förlust eller skada som uppkommit på grund av misstag, fel eller försummelse, men ansvarar inte för eventuella fel i tillämpningen (se dock angivna begränsningar nedan).

Smartoff ansvarar inte för verksamhetsavbrott, följdskador eller följdskada eller annan indirekt förlust eller skada, och beloppet avseende sådant ansvar är begränsat till kundens betalning för en period på tolv månader innan uppkomsten av berörd skadebringande händelse, i alla händelser inte överstigande ett belopp motsvarande 10 000 SEK.

Sekretess och datasäkerhet
Smartoff bearbetar endast kundens data efter anvisningar från kund och bearbetar inte sådana data för egna, ej relevanta syften.

Smartoff är bundna av sekretess avseende all information som erhålls om kunden och Smartoff får inte lämna ut sådan information till tredje part.

Smartoff har vidtagit erforderliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att förhindra systeminformationen från att av misstag eller genom illegal handling förstöras, gå förlorad, förfaras och för att förhindra att sådan information når någon obehörig part, missbrukas eller på annat sätt behandlas på ett sätt som strider mot den svenska personuppgiftslagen.

Varaktighet och fakturering för abonnemanget, gäller ej provkonto
Abonnemanget påbörjas vid beställning och löper tre månader i taget.

Den första faktureringsperioden löper från beställningsdatum till slutet av kalenderkvartalet. Efter den perioden faktureras tjänsterna kvartalsvis i förväg.

Betalningsvillkor och fakturering, gäller ej provkonto
Betalningsvillkoren är tio dagar netto från fakturadatum.

Om abonnemanget inte är betalt på förfallodagen skickas en första påminnelse utan påminnelseavgift till kunden sex dagar efter att fakturan har förfallit.

Om abonnemanget inte har betalats efter den första påminnelsen skickas en andra påminnelse, med en förseningsavgift på 50 SEK, tio dagar efter detta datum.

Om abonnemanget fortfarande inte är betalt tio dagar efter den andra påminnelsen, spärras åtkomsten till systemet. Spärrningen hävs när betalningen är mottagen.

Kunden godkänner användande av e-post (via en e-postadress som kunden angett) eller annan elektronisk överföringsmetod för fakturor och påminnelser.

Tvister
Varje tvist som uppstår avseende detta avtal ska tas upp i Örebro tingsrätt som första instans.